Location de salles_new

La commune d’Estinnes met à votre disposition un service de location des salles communales.

Neuf salles sont disponibles que vous pouvez découvrir ci-dessous, ainsi que leur descriptif et tarif respectifs.

Les tarifs en vigueur ont été établi lors du Conseil communal du 16 décembre 2019 pour les exercices 2020 à 2025.

Toute demande fait l’objet d’une réservation via le formulaire en ligne correspondant à la salle.

Avant toute demande, veuillez prendre connaissance du règlement intérieur ci-dessous, ainsi que du dossier sécurité de personnes.

Règlement intérieur des salles communales

Ce règlement a pour objectif de permettre l’utilisation des installations pour la satisfaction pleine et entière de tous, tout en veillant scrupuleusement au respect du matériel et des lieux mis à disposition. Chaque utilisateur doit avoir conscience que le règlement cherche, à préserver la qualité d’accueil des lieux.

Ce règlement s’applique aux salons et locaux dont la Commune d’Estinnes est propriétaire, suivants :

  • Le salon communal d’Estinnes-au-Mont,ChausséeBrunehault232
  • Le salon communal d’Haulchin, Place du Bicentenaire
  • Le salon communal de Fauroeulx, Place du Centenaire
  • Le salon communal de Rouveroy, Place
  • La salle de Vellereille-Les-Brayeux, Rue Albert Bastin, 5
  • La maison villageoise d’Estinnes-au-Val, Rue Enfer, 6
  • La maison villageoise de Peissant, Place Mozin et Libotte.
  • La maison villageoise de Vellereille-le-Sec, Rue de Givry 1
  • La maison villageoise de Croix-lez-Rouveroy, Rue de l’Eglise, 6

Les réunions ou manifestations de toute nature ayant lieu dans les salles communales devront présenter un caractère de bonne tenue et bonnes mœurs.
L’environnement ne doit en aucun cas être perturbé par des nuisances, telles que sonorisation excessive, stationnement gênant, fumées…

Toutes les règles d’hygiène et de propreté devront être observées.
Il est formellement interdit de fumer dans les salles, d’apposer des affiches de nature à détériorer les biens servant de support.
L’organisation d’un buffet, d’une buvette ou vente quelconque par les organisateurs des manifestations doit faire l’objet d’une autorisation auprès du/des service(s) compétant(s). Les frais d’accises, paiement des taxes, impôts, droits d’auteurs et autres redevances éventuelles qu’entraînerait l’occupation sont à charge du groupement, de l’association ou du particulier.

Si des œuvres culturelles, littéraires, artistiques ou sportives doivent être présentées dans les salles communales, les organisateurs devront obligatoirement se mettre en rapport avec les organismes concernés (SABAM…) pour obtenir l’autorisation préalable et écrite prévue par la législation en vigueur- la loi du 22 mai 2005 modifiant la loi belge du 30 juin 1994 sur le droit d’auteur et les droits voisins.

Si cette formalité n’était pas accomplie, la commune d’Estinnes ne pourrait, en aucun cas, être tenue pour responsable.
La redevance pour la « Rémunération Équitable » est prise en charge par la commune et comprise dans le montant de la location.

Les organisateurs seront responsables de l’inobservation de ces prescriptions comme de toutes les destructions, dégradations ou détériorations causées à l’immeuble, ainsi qu’au mobilier ou au matériel dans la salle ou dans ses dépendances.
Ils répondront également des détournements d’objets et se chargeront, en outre, de la police de la salle.
Indépendamment de toute réparation civile, voire pénale, les organisateurs qui auraient enfreint le règlement pourraient se voir refuser la salle pour des réunions ultérieures.
La location des salles communales est subordonnée au respect d’un contrat à l’application stricte définissant précisément les conditions de location et de sécurité dont l’essentiel est indiqué ci-après et qui devra être obligatoirement signé par les utilisateurs.

Toute demande de réservation devra être formulée, à l’attention de Mme la Bourgmestre, Chaussée Brunehault, 232 à 7120 Estinnes, soit par courrier, soit par mail ou par fax, après avoir préalablement pris contact avec Mme Loos (064/311.310) au moins un mois avant la date d’occupation de la salle et pas plus d’un an avant

Cette demande comportera :

  • Les coordonnées complètes de l’organisme ou du particulier qui loue la salle (nom, prénom, adresse, n° de téléphone, mail…) ;
  • L’exposé du programme de la réunion ou manifestation, la date, son heure de début, la durée (y compris les répétitions, les durées d’installation et de démontage).
  • Un engagement de respecter le présent règlement et de souscrire une assurance couvrant sa responsabilité civile.

Dès confirmation, par la commune, de la réservation de la salle, le ou les organisateurs seront tenus de verser des arrhes s’élevant à 50 % du tarif de location de la salle.

Les tarifs appliqués sont ceux en vigueur au moment de la location.
Le solde du règlement, ainsi que la caution de 120 euros, devront être réglés au plus tard 15 jours avant la remise des clefs.
En cas de non- paiement, la réservation sera considérée comme annulée et la somme versée à titre d’arrhes sera conservée en totalité par la commune.

S’il souhaite annuler sa réservation, le demandeur doit prévenir le Collège communal dès que possible et au moins un mois à l’avance.
Toute demande d’annulation introduite moins d’un mois avant la date d’occupation entraînera le paiement de 50% du montant de la réservation.
Toutefois, tout désistement justifié par un cas de force majeure (maladie, décès, …) pourra être signalé par écrit et fera l’objet d’une décision du collège échevinal.

Le locataire qu’il soit un groupement, une association ou un particulier, s’engage à occuper les locaux communaux en « Bon père de famille » :

  • Il veillera à ne pas altérer l’affectation première des lieux ;
  • À ce qu’aucune dégradation ne soit commise ;
  • À respecter la capacité d’occupation ;
  • À ce que les participants s’abstiennent de tout acte individuel ou collectif qui pourrait nuire à la dignité et au renom de la commune.

Le locataire laissera obligatoirement et en permanence toutes les portes de secours libres en veillant spécialement à desceller les serrures et dégager les accès de secours pendant la durée de la manifestation. Les blocs de sécurité, les blocs d’aération ne peuvent en aucun cas être masqués. De même les arrêts de porte automatiques ne pourront en aucun cas être entravés ou enlevés. Les extincteurs devront être accessibles. Il conviendra de vérifier leur présence et conformité.

L’utilisation d’appareil de chauffage mobile, contenant des gaz de pétrole liquéfiés ainsi que la présence de bonbonne LPG est strictement interdite dans les locaux communaux.

“La commune couvre les bâtiments en ce qui concerne l’incendie (avec clause d’abandon de recours) et la responsabilité civile générale.

La commune ne peut être tenue responsable des vols, pertes et dégradations des objets et meubles amenés par le preneur. Elle dégage également sa responsabilité quant aux suites dommageables des accidents survenus à des tiers à l’occasion de l’occupation des locaux communaux mis à la disposition du preneur.

Le preneur devra fournir la preuve qu’il a souscrit une assurance couvrant sa responsabilité civile”.

Les organisateurs devront se conformer strictement aux indications du responsable de la salle qui est chargé de veiller à la stricte observation des prescriptions du règlement.

Le groupement, l’association, le particulier est tenu de veiller au respect des normes relatives au calme et à la tranquillité publique en se conformant aux dispositions stipulées dans le Règlement Général de Police. La tranquillité du voisinage doit être respectée, particulièrement en cas d’occupation nocturne.

Le groupement, l’association, le particulier est responsable des pertes, détériorations, accidents ou dommages de toute nature qui résulteraient de la manifestation organisée dans les locaux communaux. Toute dégradation sera facturée au locataire des lieux.

La commune ne peut être tenue responsable des vols, pertes et dégradations des objets et meubles amenés par l’organisateur. Elle dégage également sa responsabilité quant aux suites dommageables des accidents survenus à des tiers à l’occasion de l’occupation des locaux communaux mis à la disposition du groupement, de l’association ou du particulier.

Il ne peut être réclamé à la commune aucune indemnité à quelque titre que ce soit si, pour des motifs indépendants de sa volonté (panne de chauffage, travaux urgents de réparation et d’entretien, etc…) elle ne peut assurer l’occupation des installations aux jours et heures convenus.

À toute demande, l’association, le groupement ou le particulier doit pouvoir fournir la preuve qu’il a souscrit une assurance couvrant sa responsabilité civile. Cette preuve sera présentée notamment lors de l’état des lieux, en l’absence de cette preuve, la location sera purement annulée et 50% du montant de la location restera perçu par la commune.

Les locaux communaux sont mis à la disposition du groupement, de l’association, du particulier en bon état d’occupation. Un état des lieux est dressé par le responsable des salles communales avant et après chaque occupation.

Les locaux doivent être remis en bon état de propreté par le groupement, l’association ou le particulier, y compris la cuisine, les toilettes et les couloirs.

Le nettoyage à charge du locataire dans TOUTES les salles visées au présent règlement consiste à :

  • Nettoyer les tables et les chaises et remettre le mobilier plié et rangé ;
  • Balayer et laver correctement le sol ;
  • Évacuer les bouteilles vides et les déchets divers dans des sacs poubelle adéquats ;
  • Retirer éventuellement les enseignes, affiches ou panneaux, ainsi que toute autre décoration qui auront été utilisés pour la promotion de la manifestation, dans et à l’extérieur des locaux.
  • Rien ne peut être punaisé sur les murs, un tableau est prévu à cet effet.
  • Ramasser les mégots qui auront été laissés à l’extérieur des salles et vider les cendriers.

Dans le cas où les locaux ne seraient ni remis en ordre et/ou nettoyés, les travaux nécessaires à la remise en état des lieux seront facturés au lo

Les usagers devront constater l’état des lieux et du matériel avant et après les locations et déclarer à la commune toute information jugée utile concernant l’état de la salle. En cas de remise des locaux non nettoyés, et quelle que soit la salle, il sera demandé un forfait de 120 euros. Les dégâts de toute nature sont à signaler, séance tenante, à la personne en charge de la réservation des salles. Toute destruction, dégradation ou détérioration sera réparée aux frais de l’utilisateur ou facturée.

Pour les tarifs des salles, veuillez consulter la délibération Redevance sur la location de divers bâtiments locaux/communaux

La vaisselle équipant les salons d’Estinnes-au-Mont et d’Haulchin sera louée forfaitairement, sur demande et sur place,au prix de 100€.

Une caution de 120€ sera déposée par le groupement, l’association ou le particulier en garantie des locaux mis à sa disposition. Elle sera restituée après qu’un état des lieux satisfaisant aura libéré le locataire de toute responsabilité financière. La Commune d’Estinnes se réserve le droit de poursuivre le locataire si le montant des dégâts éventuels était supérieur à la caution.

Le montant de la location et de la caution sont payables anticipativement. Le paiement sera effectué par virement bancaire au plus tard 15 jours avant la date d’occupation auprès du service « Finances », sur le compte IBAN : BE48 0910 0037 8127 – BIC : GKCCBEBB avec en communication : location salle de…, nom du locataire ou de l’association, la date d’occupation. Dès réception du paiement, un reçu sera transmis par ce service, lequel sera exigé pour permettre l’accès à la salle louée.

Des occupations régulières et répétitives pourront être octroyées à titre gratuit sur décision du Collège communal relativement à tous les locaux visés par le règlement, ces occupations sont concédées aux conditions suivantes : uniquement du lundi au vendredi et en faveur des seules associations ne poursuivant pas un but lucratif.
Le non-respect de ce règlement, les manquements à l’entretien du local en ce compris le nettoyage, les abus… mettront fin sans préavis et de façon irrévocable à l’occupation des lieux par l’association.

Les dossiers de sécurité doivent être remis minimum 3 mois avant la date de l’événement et que tout dossier incomplet et/ou signé 30 jours avant l’événement s’expose à un risque de refus par le Collège communal.

Toute demande introduite pour des associations ne poursuivant pas un but lucratif devra être signées par deux des trois membres suivants de l’association : Président, Secrétaire, Trésorier.

Toute demande frauduleuse introduite pour un particulier sous couvert d’une association sera punie d’une amende équivalente à deux fois le montant de la location au tarif prévu « pour les particuliers » et entrainera la perte de l’agrément de l’association impliquée dans la tromperie.

Pour les événements publics, vous pouvez faire appel à nos services afin de diffuser l’information :

– Parution dans le journal communal

Les articles doivent nous être remis :

A la mi-octobre au plus tard pour l’édition Janvier-Février-Mars

A la mi-février au plus tard pour l’édition Avril-Mai-Juin

A la mi-mai au plus tard pour l’édition Juillet-Août-Septembre

A la mi-août au plus tard pour l’édition Octobre-Novembre-Décembre

– Affichage aux valves

Les affiches (format maximum A3) sont apposées tous les 1ers et 3èmes lundis du mois.

Le citoyen ou l’association devra apporter ses affiches avant ces 2 lundis et au minimum une semaine avant la date d’événement.

Le temps d’affichage est limité à 15 jours lorsque cela s’avère nécessaire pour libérer de l’espace.

Le format A4 est privilégié afin  de répondre à un plus grand nombre de demandes ;

Les priorités d’affichage sont dans l’ordre suivant :

  1. affichage légal (Permis d’urbanisme, élections, etc.),
  2. événements sur Estinnes,
  3. événements sur les communes avoisinantes

Les salles

Maison villageoise de Croix-lez-Rouveroy
Maison villageoise d’Estinnes-au-Val
Maison villageoise de Peissant
Maison villageoise de Vellereille-le-Sec
Salon communal d’Estinnes-au-Mont
Salon communal d’Haulchin
Salon communal de Fauroeulx
Salon communal de Rouveroy

Accessibilité

En continuant à utiliser le site, vous acceptez l’utilisation des cookies. Plus d’informations

Les paramètres des cookies sur ce site sont définis sur « accepter les cookies » pour vous offrir la meilleure expérience de navigation possible. Si vous continuez à utiliser ce site sans changer vos paramètres de cookies ou si vous cliquez sur "Accepter" ci-dessous, vous consentez à cela.

Fermer