Règlement général pour les subsides

Le présent règlement est également accessible au format pdf à cette adresse https://estinnes.be/wp-content/uploads/2016/06/r%C3%A8glement-g%C3%A9n%C3%A9ral-pour-les-subsides.pdf

Décision du Conseil communal du 1er juin 2015 – https://estinnes.be/wp-content/uploads/2015/11/20150601pvcc_6.pdf

Règlement général relatif aux critères et modalités d octroi des subsides communaux

Préambule

Par rétablissement de ce règlement, la commune entend formaliser l’octroi de subventions qui contribuent au développement local de l’entité en soutenant la vie associative et les activités sportives, culturelles et de loisirs mises en place par les associations dont le siège social est situé sur notre territoire ou qui y développent leurs activités.

I. Champ d’application

Article l : Le présent règlement s’applique à toute subvention accordée par la Commune d’Estinnes.

Article 2 : Par subvention, il y a lieu d’entendre toute contribution, avantage ou aide, quelles qu’en soient la forme ou la dénomination, octroyées à des fins d’intérêt public à l’exclusion :

1° des subventions soumises aux dispositions de la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l’État fédéral ou aux dispositions de la loi du 16 mai 2003fixant les dispositions générales applicables aux budgets, au contrôle des subventions et à la comptabilité des communautés et des régions, ainsi qu’à l’organisation de la Cour des comptes ;

2° des aides qui découlent d’une obligation imposée par ou en vertu d’une loi ou d un décret ;

3° des cotisations versées par les dispensateurs aux organismes dont ils sont membres, en échange de prestations spécifiques exécutées par ces organismes au profit des dispensateurs ;

4° des prix décernés en reconnaissance ou en récompense des mérites de leur bénéficiaire ;

5° des subventions octroyées par la Commune d’Estinnes au C.P.A.S. qui la dessert.

II. Types d’aides

Article 3 : Les subsides communaux sont répartis en deux catégories :

l) les subsides versés en espèces

Les subsides versés en espèces dont le montant est fixé par le Conseil communal dans le cadre de l’arrêt du budget del’exercice en cours.

2) les subsides autres qu’en espèces tels que :

• • La mise à disposition de longue durée, à titre gratuit, d’infrastructures ou bâtiments communaux y compris les charges liées à l’utilisation du lieu (chauffage, éclairage, eau,nettoyage et assurance) ;
  • La mise à disposition ponctuelle, inférieure à un an et à titre gratuit ou avec réduction, de bâtiments ou infrastructures y compris les charges liées à l’utilisation du lieu (chauffage,éclairage, eau, nettoyage et assurance) ;
  • Les prestations des services communaux en matière d’cntretien de terrains et infrastructures ;
  • Les prestations des services communaux en matière de logistique (installation et prêt de barrières Nadar, impressions, création et réalisation d’affiches et de livrets de programmes,véhicules, main d œuvre) ;
  • Le prêt de tentes et de podiums.
    L’estimation de ces subsides en nature est calculée sur base d’un tarif arrêté par le Conseil Communal notamment pour les salles communales. Le coût du personnel est calculé sur base d’un coût horaire.

Article 4 : Sont considérés comme aides négligeables et par conséquent non assimilés àl octroi d’un subside :

• L’octroi de coupes, de médailles;
• La prise en charge des frais de réception (drink, collation) dans le cadre d’une manifestation exceptionnelle (jubilé, événement particulier) ;
• La mise à disposition occasionnelle de matériel informatique et électrique, de petit mobilier(chaises, tables, tréteaux) et de plantes vertes.

III. Bénéficiaires

Article 5 : Toute personne morale ou toute association de fait dépourvue de la personnalité juridique organisant des activités d’intérêt public tel que définies dans le préambule peut faire une demande de subvention.

Si la demande émane d’une personne morale, il doit s’agir d’une association de droit privé quine poursuit pas un but de lucre et est soumise à la loi du 2 mai 2002 sur les ASBL.

Si la demande émane de groupements, associations ou clubs dépourvus de la personnalité juridique, les personnes contractant au nom de ces derniers sont censées le faire en leur nom personnel et engagent leur responsabilité propre.

IV. Conditions d’octroi

Article 6 : L’octroi de la subvention est subordonné à la disponibilité des crédits budgétaires suffisants nécessaires et approuvés, ainsi qu’au respect des conditions suivantes :

• Les activités d intérêt général ou communal menées par le demandeur doivent être en adéquation avec la politique générale de la Commune ;
• Les activités doivent être ouvertes à tous, sans discrimination, exclusion ou préférence pour des motifs idéologiques ou philosophiques, dans le respect des valeurs démocratiques et de la législation qui s’y rapporte et notamment :
  • La convention des droits de l’homme et des libertés fondamentales
  • La loi du 16/07/1973 garantissant les tendances idéologiques et philosophiques
  • La loi contre le racisme du 30juillet 1981
  • La loi du 20 janvier 2003 relative au renforcement de la législation contre le racisme
  • La loi du 10 mai 2007 tendant à lutter contre certaines formes de discrimination
• Les personnes morales qui sollicitent une subvention communale doivent avoir leur siège social dans l’entité. Toutefois, les associations dont le siège social est situé hors de l’entité peuvent prétendre à un subside communal si les activités sont développées sur le territoire de l’entité.
• L’association doit posséder un compte bancaire propre.

V. Introduction de la demande de subvention

Article 7 : Les demandes de subsides seront introduites au moyen du formulaire repris en annexe l du présent règlement. En vue de l’inscription des crédits nécessaires au budget de l’année N*, les formulaires de demande de subside seront complétés par les demandeurs correctement et retournés à l’administration communale pour le 31 juillet au plus tard de l’année précédant l octroi du subside (soit l année N-l).
*L ‘année N est l’année d’inscription des crédits au budget ainsi que l »année du paiement du susbside.

Article 8 : Sous peine d’irrecevabilité, le formulaire de demande de subside comprend notamment les mentions suivantes :

1. L’identifîcation précise du demandeur personne physique ou morale.
2. Le libellé et le numéro de compte bancaire de l’association, accompagnés d’une attestation bancaire prouvant que le compte est ouvert au nom du demandeur;
3. Les noms, prénoms, adresse complète des Président, Secrétaire et Trésorier ;
4. Une description du ou des projet(s) pour Ie(s)quel(s) la subvention est sollicitée en précisant en quoi il(s) est (sont) utile(s) à l’intérêt général et exempt(s) de tout but de lucre;
5. Une déclaration sur l’honneur signée au moins par 2 des 3 personnes signataires reprises sous le 3) ci-avant, certifiant que le subside qui sera éventuellement consenti, servira exclusivement à la promotion des activités d intérêt général de l association ;
6. Une annexe justifiant les activités réalisées l’année précédente et le projet du programme des activités à réaliser dans l année en cours.

Article 9

Pour les associations n’ayant jamais bénéficié de subsides de l’administration communale, la demande devra être introduite sur base du formulaire prévu à l’article 7 et repris en annexe l du présent règlement pour le 31 juillet au plus tard de l’année précédant l’octroi du subside(N-î).

Article 10

Seront considérées comme tardives, les demandes transmises à la commune après le 31 juillet de Pannée N-l. Celles-ci seront consignées au service FINANCES. Elles seront examinées lors du budget de l’exercice suivant.

VI. Justification et paiement du subside

Article 11 : Un formulaire «rapport d ‘ activités » dressé conformément à l’annexe II du présent règlement sera établi pour Pannée qui précède le paiement du subside (soit l’année N-l). Il devra être rentré par les bénéficiaires du subside pour le 28 février de Pannée d’octroi du subside, (soit l’année budgétaire N). Toutes les pièces justificatives correspondantes, classées et répertoriées (factures, tickets de caisse et extraits de compte ou attestations de dépenses certifiées par le comité et signées par au moins deux représentants) accompagneront le rapport d’activités.

Les subsides seront liquidés à partir du 30 avril de l’année budgétaire concernée.

VII. Utilisation du subside

Article 12 : Tout bénéficiaire doit :

• utiliser la subvention aux fins pour lesquelles elle a été octroyée ;
• attester son utilisation aux moyens des justificatifs exigés dans le règlement;
• respecter les conditions d utilisation particulières, le cas échéant.
• Article 13 : Les bénéficiaires d’un subside communal doivent impérativement faire figurer sur leurs documents promotionnels et autres bulletins d’information, la mention : «AVEC LE SOUTIEN DE LA COMMUNE D ESTINNES» ainsi que le logo.

VIII. Contrôle de l’octroi du subside

Article 14 : le contrôle de l’octroi du subside sera effectué sur base du rapport d’activités prévu à l’article 11.

Article 15 : En fonction du montant du subside octroyé, les associations sont tenues de se conformer aux dispositions prévues aux articles L 3331-1 et suivants du Code de la démocratie et de la démocratie, à savoir que :

• Pour les subventions d’un montant inférieur à 2.500 euros, le contrôle de l’octroi du subside s’effectuera sur base du rapport d’activités prévu à l’article 11 et repris en annexe II du règlement, accompagné des pièces justificatives.– Pour les subventions à partir de 2.500 €, le contrôle de l’octroi du subside s’effectuera sur base du rapport d activités, accompagné des pièces justificatives transmis par le bénéficiaire. Il transmettra aussi le budget de l’année N et les comptes annuels les plus récents de l année précédente (N-l) pour le 28 février de l’année d’octroi du subside.

L’administration communale se réserve le droit de demander des justificatifs complémentaires.

Article 16 : La Commune d’Estinnes contrôle l’utilisation de la subvention au moyen des  justifications exigées du bénéficiaire. Elle a également le droit de faire procéder sur place aucontrôle de l’utilisation de la subvention octroyée.

Article 17 : Le non-respect des dispositions relatives au contrôle du subside au plus tard pour le 31 décembre de l’année d’octroi du subside, soit l’année budgétaire N, entraînera la suspension, ou la suppression du paiement ou la restitution du subside.

Article 18 : Le subside octroyé sous forme de matériel mis à disposition de l’association doit revenir à la Commune dans Fêtât où il se trouvait au moment du prêt. En cas de restitution d’un matériel endommagé ou en cas de perte, la Commune réclamera une indemnisation auprès du bénéficiaire.

Article 19 : La Commune décline expressément toute responsabilité du fait de l’utilisation du matériel mis à disposition. L’occupant ou l’utilisateur prendra toutes mesures utiles pour se garantir lui-même à ce point de vue. Avant toute utilisation, il devra vérifier le bon état de fonctionnement et la conformité du matériel.

IX. Restitution des subventions

Article 20 : Sans préjudice des dispositions résolutoires auxquelles la subvention est soumise,le bénéficiaire est tenu de restituer celle-ci dans les cas suivants :

1° Lorsqu’il n’utilise pas la subvention aux fins auxquelles elle lui a été accordée ;

2° Lorsqu’il ne respecte pas les conditions d’octroi particulières édictées dans le présent règlement et dans les éventuels règlements spécifiques;

3° Lorsqu’il ne fournit pas les justifications visées à l’article 11 ;

4° Lorsqu’il s’oppose à l’exercice du contrôle visé au paragraphe VIII du présent règlement.

Toutefois, dans les cas prévus aux points 1° et 3° ci-dessus, le bénéficiaire ne doit restituer que la partie de subvention qui n’a pas été utilisée aux fins auxquelles elle a été octroyée ou qui n’est pas justifiée.

Article 21 : Pour les subventions en nature, la restitution se fait par équivalent.Article 22: En tant que personne morale de droit public qui a le pouvoir d’établir des impositions directes, la Commune est autorisée à recouvrer, par voie de contrainte, les subventions sujettes à restitution, conformément à l’article L3321-8 §2 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.La contrainte est décernée par le Receveur régional. Elle est rendue exécutoire par le Collège communal.

X. Dispositions finales

Article 23 : Les règles d’attribution, les justificatifs devant être fournis et la procédure étant prédéterminés, le Conseil communal donne délégation au Collège communal pour leur exécution.

Ces différentes étapes seront subordonnées à l’élaboration de délibérations formalisant l’octroi de subvention et précisant la nature, l’étendue, les conditions d’utilisation et les justifications.

Article 24: Les subsides seront liquidés dans les limites des crédits budgétaires approuvés parle Conseil communal et l’autorité de tutelle.

Article 25: Le Conseil communal se réserve la faculté d’arrêter complémentairement à la présente des règlements-subsides spécifiques qui tiendront compte des particularités des associations bénéficiaires.

Article 26 : Le présent règlement entrera en vigueur le 5ème jour qui suivra sa publication conformément aux articles Ll 133-1 et Ll 133-2 du CDLD.

Article 27 : II restera en vigueur tant que la législation en la matière reste d’application ou que le Conseil communal en décide autrement.

XI. Dispositions transitoires

Article 28 : A titre transitoire :

a) Les demandes de subsides pour l’année 2016 émanant des associations ayant déjà bénéficié d’un subside pour Pannée 2015 mais qui seraient rentrées après le31/07/2015, seront examinées au cas par cas.

b) Pour le paiement des subsides de l’année 2015, les rapports d’activités devront être rentrés pour le 31/08/2015 et les subsides seront liquidés à partir du l octobre 2015.

Le formulaire de demande de subsides est intégré au document pdf en haut de page ou via ce lien https://estinnes.be/wp-content/uploads/2016/06/demande-subside.pdf